如何设计「人事管理」功能

　　本文详细探讨了 EHR 系统的人事管理功能设计，该系统能够帮助企业高效管理员工信息并优化人力资源流程。如果你对于如何打造一套全面且实用的人事管理系统感兴趣，不要错过这篇文章。

　　我们今天聊个 EHR 系统的功能设计：人事管理，希望可以给小伙伴一些帮助。

　　一、功能目的

　　人事管理在 EHR 系统里算是很复杂的一套功能了，最初做 EHR 系统，我相信很多也是为了这个。

　　同时，人事管理的功能相对来说也是比较多的，包括了入职管理、档案信息管理、员工异动管理、提醒管理和统计分析等，其中的员工异动管理，要是分得更细一点，转正、调岗、离职、晋升等。

　　我们做这套功能，就是为了公司的人事管理可以线上化管理，可以更加智能地管理，提高公司人力同事的办公效率。

　　二、详细方案

　　1. 方案概述

　　我们就按照上面提到的内容，拆分了 6 个点。除了前面提到的 5 个，再加上权限处理。

　　2. 功能详情

　　像是「人事管理」的这些拆分的功能点，其实每个功能点都会对应很多个菜单的。

　　（1）入职管理

　　入职管理可以分三步处理：offer 审批 & 发放、入职信息导入、员工信息维护。

　　A：offer 审批 & 发放：

　　offer 的管理其实就是个流程，有一个审批流程，审批流程审核通过后，需要负责的 HR 将 offer 邮件发送给待入职的小伙伴。

　　菜单功能按钮：包括提交、修改、通过、驳回、发放、删除、撤回等。

　　字段：入职员工、部门、岗位、职级、试用期、试用期薪资、转正薪资、审核状态、日志等。薪资这些一定要有，因为 offer 要写上发给员工的。

　　offer 发放：可以智能化一些，在 offer 审核通过后，可以关联邮件功能，触发 offer 自动发给待入职的小伙伴。同时 offer 模板可以固定好，自动填充内容。

　　审核流：

　　B：入职信息导入：

　　入职信息指的是要入职的小伙伴的一些个人资料，可以是添加字段，也可以是一些附件等，这里有两种形式。

　　填写链接自动传入：创建一张表，生成个链接，或者一些小程序之类的，放个二维码到 offer 邮件里，员工填写后数据就可以传到我们的 EHR 系统，自动保存到【员工入职信息】里。

　　填写 Excel 手动导入：offer 里放个 Excel，这个其实就是我们系统【员工入职信息】的导入模板，让员工填写完成后入职的时候给到 HR，或者直接邮件回复，HR 收到后手工导入系统，这种就麻烦一些了，但是开发设计更简单，还是推荐第一种。

　　C：员工信息维护：

　　员工信息维护就是普通的信息维护菜单。

　　菜单功能按钮：包括添加、修改、删除、导入、导出、上传附件、下载附件等。

　　字段：像是基本信息、学习经历、工作经历、家庭成员这些，属于入职信息，在上一个环节就有了，这里就会加下其他的，比如部门、岗位、员工邮箱、合同等，当然，合同是可以显示多次的。如果是离职了，这里也会加一些离职信息，比如离职日期、离职性质、离职原因等。

　　（2）档案信息管理

　　这个菜单基本上都是人为维护的数据，有一些可以是 HR，有一些可以是个人。

　　菜单功能按钮：包括添加、修改、删除、导入、导出、上传附件、下载附件等。

　　字段：我们可以分一些类别，比如基本信息、学习经历、工作经历、家庭成员、异动记录、奖惩记录、考核记录、证书、附件、成长轨迹等，每个类别其实就是一个页面，数据也可以放在一张表里。

　　其他：虽然菜单会有添加和修改功能，但是里面的一些信息还是需要其他菜单的数据交互，比如考勤记录，需要【考勤管理】将信息同步过来，按最小维度的 " 天 " 来，同时也可以按年或月汇总查看。

　　（3）员工异动管理

　　员工异动就是这个人在公司的一些变动，包括部门和职位上的，比如转正、晋升、降职、调岗、薪资调整、离职、退休等。

　　这些每个功能可以作为一个菜单（界面）去处理，因为不同的异动，对应的审核流、字段、需要的信息等可能都不一样，但是整体流程是类似的。

　　我们拿晋升来具体说下。

　　菜单功能按钮：包括提交、修改、通过、驳回、删除、撤回等，当然审核流一般不止一个，要注意下多级的处理。

　　字段：晋升员工、部门、晋升前岗位、晋升前职级、晋升前薪资、晋升后岗位、晋升后职级、晋升后薪资、晋升原因、晋升答辩情况、生效日期、附件、审核状态、发起人、日志等。

　　其他：晋升一般会需要答辩，答辩就要有会议室和日程预定，这里就可以关联 OA 的会议管理（或者日程管理），同时将答辩的会议室和日程确定好。同时，这个时间等内容可以同步提醒给相关人员（晋升员工、上级、HR 等）。

　　审核流：我们按提交申请 - 用人部门审批 - 人力审批三级设置，像答辩结果，一般在会议室里就确定了，不需要再专门走系统审核。

　　（4）权限管理

　　权限管理，这里可以有两个，功能和数据。

　　功能权限：就是用得很普遍的用户 + 角色 + 菜单 + 按钮的权限控制，每个用户进入系统，就会根据用户关联这个菜单，对应显示出这个菜单的功能按钮。

　　数据权限：这里指的是相同的菜单或者表头，不同的用户会根据各自的数据权限显示不同的数据，这个也按我们之前的新建【数据权限配置】菜单去维护就好。

　　（5）提醒管理

　　提醒就是员工的一些信息到时间了，需要提醒给相关 HR 来及时跟进处理。

　　功能的设计就是按提醒类型区分，加上时间到了触发提醒给到 HR，再确定好提醒的形式和文案即可。

　　菜单设置：

　　需要新建一个菜单，有添加和编辑等功能，维护这些提醒设置，按姓名 + 提醒类型维度，需要关联时间、提醒人、提醒形式和提醒文案。

　　来源：璐华 eHR 系统

　　提醒类型：员工入职、转正（答辩）、晋升、离职、合同到期等，同时可以增加入职满一年、生日等福利提醒。

　　提醒形式：短信、钉钉、邮件等，不推荐短信，毕竟要花钱。即时提醒推荐钉钉，定期提醒推荐邮件。

　　提醒文案：文案可以是动态维护的，也就是每个提醒，可以自己编辑，不固定，这个更灵活一些。

　　提醒人：个人、部门领导、HR，按具体的类型区分就好。

　　提醒流程：

　　（6）报表分析

　　报表分析就是看自己需求了，内容 + 图表展示形式。

　　图表展示形式就是比较通用的一些，比如柱状图、饼状图、折线图，或者一些组合图。

　　内容的话，这里推荐几个：

　　职级年龄分析

　　学历分析

　　部门架构分析

　　职务分析

　　工龄分析

　　……

　　当然，对于报表分析，还是要灵活处理，最好是增加一个【报表配置】，可以在这里自由配置生成分析的报表。

　　报表配置：

　　3. 其他注意事项

　　注意下很多内容要设置成可灵活配置的。

　　希望简单的一些文字对大家产品方面的学习有些帮助。

　　本文由 @PM 产品小 6 原创发布于人人都是产品经理，未经许可，禁止转载。

　　题图来自 Unsplash，基于 CC0 协议。