念好“五字诀” 开好协调会

　　

　　会议筹备往往涉及多个环节、多个部门，只有统筹做好沟通协调，才能保证会议活动顺利开展。协调会作为加强沟通协调的重要途径，其质效直接影响会议筹备工作质效。如何才能开好协调会呢？

　　

　　会议方案要“细”

　　会议方案是会议组织安排的“脚本”，会议方案不确定，协调会无从开起。会议承办部门要提前拟定好会议方案，内容包括会议名称、时间、地点、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、宣传报道、食宿行安排、安全保卫等，特别是参会人员范围、日程安排、会议议程等，务必精准详细、考虑周到，并按规定程序报分管领导审批同意，尽早定稿。尽量避免任务分解方案拟定后，甚至协调会召开后再调整会议方案，需要再次组织相关人员对接或者再次召开协调会，影响工作效率。

　　

　　任务分解要“实”

　　任务分解方案好不好，实不实，很大程度决定了协调会的质效。实践中，有的协调会没有任务分解方案，仅口头汇报；有的方案太过简单，无法提供讨论、研究和决策的足够信息；有的方案内容繁杂、条理不清，一时半刻理不清重点、要点和难点，这些现象都要坚决避免。

　　01

　　要素要齐全

　　方案起草人员要对照会议要求，认真梳理会议材料起草、会场布置、人员接待、宣传报道、安全保卫、食住行安排等各项工作任务，注意考虑重要会议报批、经费预算等容易疏漏的工作细节，确保工作任务全覆盖、无遗漏。起草完毕后，及时给部门负责人或会议筹备工作经验丰富的同志审核把关，避免死角和盲区。

　　02

　　分工要明确

　　梳理出的各项工作任务，要细化到每个责任单位和具体人员，一一明确什么时间什么人做什么事，坚决避免因责任不清、分工不明导致具体操作时互相推诿。同时还需确定工作标准和完成时限，如着装要求、到会时间、接待态度、礼仪标准等都要明确规定，让每位工作人员做到心中有数、操作有底,确保整个会务筹备有条不紊。

　　03

　　安排要合理

　　加强上下协调，拟定任务分解方案后及时报分管领导，重要会议还要呈主要领导审阅，便于更好领会领导意图，及时修订不合理之处。加强左右衔接，及时与组织人事、后勤服务、安全保卫等兄弟部门沟通，了解物资储备、会议场地、防疫要求等具体情况，便于统筹安排。要充分掌握每名同事的个性特点和擅长领域，合理安排工作任务，做到人事相宜，增强任务分解的有效性、操作性。

　　

　　会议过程要“控”

　　协调会一般有会务承办部门汇报、各部门讨论发言、分管领导提要求三个环节，操作过程中要紧盯细节把握节奏，确保紧紧围绕会务筹备工作主线,突出工作重点、难点、遗漏点，做到有的放矢。

　　01

　　方案发放要把好时间点

　　任务分解方案要在会前送到与会人员手中，并预留一定准备时间，便于与会人员提前掌握情况，做好准备。避免因与会人员会前不了解情况，出现发言重点不突出、要点不齐全等情况，甚至协调会上一致通过的事项，因与实际情况不符而不能落实，需要反复沟通，影响工作效率

　　02

　　会中发言要突出关键点

　　因提前发放了任务分解方案，与会人员较为全面地掌握了会议整体情况、任务分解情况及各自工作职责，因此，会务承办部门仅需汇报整体组织情况、需要会上讨论的重难点即可。与会各部门讨论发言时着重汇报自身职责能否落实、有无困难以及会务筹备过程中的遗漏事项等。分管领导着重明确责任分工，并就工作标准、完成时限等方面提要求。

　　03

　　参会范围要明确临界点

　　既不能让所有会务工作筹备人员都参加，避免出现参会人员过多、过杂，难以形成统一意见、会议时间过长等情况；也不能只有部门负责人而没有具体工作人员参加，特别是会议承办部门的工作人员，一般都承担着材料撰写、方案拟定、会场布置、宣传报道、沟通协调等重要工作，若具体工作人员不参加会议，就需要部门负责人在协调会后再次召开部门会议传达协调会要求，不仅影响工作效率，还可能出现传达不及时、安排不到位等情况。

　　

　　会议方案要“细”

　　协调会质量和效率的高低，归根到底取决于会议要求、会议安排能否得到及时有效地贯彻落实。会后，会议承办部门工作人员要对照会议方案全部预演一遍，确保协调会的安排部署一一落实到位。

　　01

　　文字材料通读一遍

　　会议文字材料是最容易出错的环节之一，必须经过多层次的审查把关才能印制。材料起草部门要组织一定数量的高水平“笔杆子”及相关业务庭室的专业人员，采用全文通读等方式，集中对所有文字材料逐字逐句把关，坚决杜绝措辞不恰当、提法不精准、数据不准确以及缺页少码、错字漏字、格式不妥、标点错误等“硬伤”。

　　02

　　会场布置体验一遍

　　会议召开前，要组织人员到会场详细检查会场布置、物资准备、材料发放等情况，通知会议中心管理员提前调试灯光、音响、空调、话筒、投影等仪器设备，特别是主席台、与会领导及发言人员的座位，要一一检查桌牌位置是否正确、材料是否齐全、话筒是否正常、桌椅是否完好等，以免临时出现差错。

　　03

　　会议流程预演一遍

　　会议召开前，会议组织人员要深入会场、活动场地，根据会议方案一项一项演练会议流程，着重演练容易出错的环节。如有些会议有参观考察环节，要按照事先拟定的参观路线实地走一遍，检查路线设置是否合理、讲解人员是否准备充分、参观地点之间是否衔接到位。有时多个会议套开，参会人员、主席台设置均需要会中进行调整，要提前预演一遍，核对调整的时间、人员、座次等是否恰当，确保流程之间相互协调、运行流畅。

　　会后总结要“思”

　　会后总结是进一步提高协调会质效必不可少的工作举措。会务筹备工作结束后，要按照“一事一点评、一会一总结”原则，及时将协调会的安排部署与实际操作情况复盘一遍，认真检查有无疏漏或是与安排有出入的情况，并及时通报会务组织部门全体工作人员，以便有针对性地改正和提高。同时，行政机关会务筹备工作人员相对比较稳定，可以由会议组织部门制定一份通用会议筹备分工方案，将材料撰写、会场布置、宣传报道、安全保卫、后勤保障等常规工作任务明确到具体人员，形成常态化长效化工作机制，进一步提高协调会质效。

　　文稿：向璐

　　原标题：《念好“五字诀” 开好协调会》